Ghid Achizitii publice

Sistemul achizitiilor publice concentreaza regulile si actiunile referitoare la cheltuirea banilor publici. Cererea lansata de organismele de interes public se intalneste cu oferta propusa de un operator economic.

Sistemul achizitiilor publice cuprinde autoritatea de reglementare, autoritatile contractante, operatorii economici si supraveghetorii sistemului. Relatiile ce se stabilesc intre aceste elemente ale sistemului sunt:

  • de comert, unde o parte solicita sa cumpere produse, servicii si lucrari si cealalta sa le vanda;
  • de suport, unde o parte solicita sprijin pentru aplicarea regulii jocului si cealalta il ofera;
  • de supraveghere, unde o parte aplica regula jocului si cealalta verifica aplicarea corecta a acesteia;
  • de infaptuire a dreptatii, unde parte lezata isi valorifica un drept pe calea actiunii in instanta.

In cadrul sistemului achizitiilor publice autoritatea de reglementare este reprezentata de Autoritatea Nationala pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice – ANRMAP.

Autoritatile administratiei publice si alte persoane juridice de drept privat ce desfasoara activitati in domeniul utilitatilor sunt denumite autoritati contractante si joaca rolul de cumparator. Acestea, dispunand de resurse financiare, incearca sa satisfaca nevoile comunitatii de produse, servicii sau lucrari publice prin atribuirea de contracte.
Este autoritatea contractanta:

  • orice organism al statului – autoritate publica sau institutie publica – care actioneaza la nivel central ori la nivel regional sau local;
  • oricare organism de drept public, cu personalitatea juridica, care a fost infiintat pentru satisfacerea nevoilor de interes general fara caracter comercial sau industrial si care se afla cel putin in una din urmatoarele situatii: este finantat in majoritate de catre o alta autoritate contractanta; se afla in subordinea sau este supus controlului unei autoritati contractante; in componenta consiliului de administratie/ organului de conducere sau de supervizare mai mult de jumatate din nr membrilor acestuia sunt numiti de catre o autoritate contactanta;
  • oricare asociere formata din una sau mai multe autoritati contactante;
  • oricare intreprindere publica ce desfasoara una sau mai multe activitati relevante, atunci cand aceasta atribuie contracte de achizitie publica sau incheie acorduri-cadru destinate efectuarii respectivelor activitati.

Operatorii economici joaca in cadrul sistemului de achizitii publice rol fie de vanzatori, fie de prestator, fie de executant. Calitatea de operator economic o poate detine fie o persoana fizica, fie o persoana juridica, fie un grup de astfel de persona de drept public sau de drept privat.

Supraveghetorii sistemului de achizitii publice sunt: ANRMAP, Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor, Ministerul Finantelor Publice si Curtea de Conturi.

Pe parcursul intregului proces de achizitie publica, la adoptarea oricarei decizii, trebuie avut in vedere urmatoarele principii: nediscriminarea, tratamentul egal, recunoasterea reciproca, transparenta, proportionalitatea, eficienta utilizarii fondurilor publice si asumarea raspunderii.

Procesul de achizitie publica

Procesul de achizitie publica reprezinta succesiunea de etape, dupa parcurgerea carora se obtine produsul sau dreptul de utilizare a acestuia, serviciul sau lucrarea, ca urmare a atribuirii unui contract de achizitie publica.

Etape:

Programul anual al achizitiilor publice
Procedurile de licitatie deschisa si licitatie restransa reprezinta regula de atribuire a orcarui contract de achizitie publica. Exceptie de la regula de atribuire sunt: dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferta.
Contractul de achizitie publica poate fi atribuit prin licitatie deschisa sau restransa, indiferent de valorea estimata a acestuia. Cererea de oferte poate fi aplicata si pentru atribuirea contractelor de achizitie publica a caror valoare estimata se afla sub pragul de 5000 euro.

Proceduri de atribuire

Licitatia deschisa
Licitatia deschisa reprezinta procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice operator economic interesat are dreptul sa depuna o oferta. Licitatia deschisa se dasfasoara, de obicei, intr-o singura etapa. Licitatia deschisa de initiaza prin transmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de oferte.

Licitatia restransa
Licitatia restransa reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul sa-si depuna canditatura si numai candidatii selectati sa poata depunde oferta. Licitatia restransa se desfasoara in doua etape. Prima etapa cea de selectare a candidatilor, iar cea de-a doua etapa cea de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati. Licitatia restransa se initiaza prin trasmiterea spre publicare a unui anunt de participare prin care se solicita operatorilor economici depunerea de candidaturi. Aceasta procedura se utilizeaza atunci cand oferta este excedentara.

Dialogul competitiv
Reprezinta procedura la care orice operator economic are dreptul sa-si dapuna candidatura si prin care autoritatea contractanta conduce un dialog cu candidatii admisi in scopul indentificarii uneia sau mai multor solutii apte sa raspunda necesitatilor sale, urmand ca, pe baza solutiei indentificata, candidatii selectati sa elaboreze oferta finala.

Dialogul competitiv se aplica doar atunci cand sunt implinite cumulativ urmatoarele conditii:
– contractul in cauza este considerat a fi de o complexitate deosebita;
– aplicarea procedurii de licitatie deschisa sau restransa nu ar permite atribuirea contractului de achizitie publica in cauza.

Procedura de dialog competitiv se desfasoara in trei etape. Prima etapa este cea de preselectare a candidatilor. Apoi urmeaza etapa de dialog cu candidatii admisi in urma preselectiei pentru indentificarea solutiei in baza careia vor fi elaborate si depuse ofertele finale. Ultima etapa este cea de evaluare a ofertelor finale depuse.

Negocierea

Reprizinta procedura prin care autoritatea contractanta deruleaza consulatri cu candidatii selectati si negociaza clauzele contractuale, inclusiv pretul cu unul sau mai multi dintre acestia. Negocierea poatea fi cu publicare prealabaila a unui anunt de participare sau fara publicarea prealabila a unui anunt de participare. Negocierea cu publicare prealabila a unui anunt de participare.
Procedurea de negociere cu publicare se desfasoara in doua etape:
-etapa de selecatre a candidatilor;
-etapa de evaluare a ofertelor depuse de candidatii selectati.

Se poate decide organizarea unei etape suplimentare – de licitatie electronica – dar nu numai daca se specifica acest lucru in anuntul de participare si in documentatia descriptiva.

Negocierea cu publicare se aplica atunci cand:

  • in urma aplicarii licitatie deschise, licitatie restranse sau a dialogului competitiv nu a fost depusa nicio oferta sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme;
  • in situatii exceptionale atunci cand natura lucrarilor/produselor/serviciilor sau a riscurilor implicate de executarea/livrarea/prestarea nu permit o estimare initaiala globala a pretului viitorului contract de achizitie publica;
  • atunci cand serviciile ce urmeaza a fi achizitionate sunt de asa natura incat caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract de achizitie publica prin aplicarea licitatie deschise sau restrase;
  • atunci cand lucrarile ce urmeaza a fi executate sunt necesare excluziv in scopul cercetarii stiintifice, experimentarii sau dezvoltarii tehnologice si numai daca acestea nu se realizeaza pentru obtinerea unui profit si nici nu urmaresc acoperirea costurilor aferente.

Negocierea fara publicarea prealabila a unui anunt de participare
Se aplica atunci cand:

  • din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protectia unor drepturi de exclusivitate, contractul de achizitie publica poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
  • ca o masura strict necesara atunci cand perioadele de aplicare a licitatiei deschise, a licitatie restranse sau a negocierii cu publicare prealabila a unui anunt de participare nu pot fi respectate din motive de extrema urgenta determinate de evenimente imprevizibile si care nu se datoareaza sub nicio forma unei actiuni sau inactiuni a autoritatii contractante;
  • produsele ce urmeaza a fi livrate sunt fabricate exclusiv in scopul cercetarii stiintifice, experimetarii, studiilor sau dezvolatrii tehnologice, si numai daca acestea nu se realizeaza pentru obtinerea unui profit si nici nu urmaresc acoperirea costurilor aferente;
  • este necesara de la furnizorul initial a unor cantitatii suplimentare de produse destinate inlocuirii partiale sau extinderii echipamentelor/instalatiilor livrate anterior si numai daca schimbarea furnizorului initial ar pune autoritatea contractanta in situatia de achizitiona produse care determina incompatibilitati sau dificultati tehnice sportite de operare si intretinere;
  • produsele sunt cotate la bursa de marfuri iar achizitia acestora se realizeaza prin operatiuni pe piata de disponibil;
  • produsele pot fi achizitionate in conditii deosebit de avantajoase de la un operator economic care isi lichideaza definitiv afacerile, de la un administrator judiciar care administreaza afacerile unui operator economic in stare de faliment sau lichidare ori printr-o alta procedura similara cu cele anterioare, reglementata prin lege;
  • ca urmare a unui concurs de solutii, contractul de solutii trebuie sa fie atribuit concurentului castigator sau unuia dintre concurentii castigatori ai concursului respectiv;
  • este necesara achizitionarea unor lucrari sau servicii suplimentare sau aditionale, care nu au fost incluse in contractul initial dar care, datorita unor circumstante neprevazute, au devenit necesare pentru indeplinirea contractului in cauza.

Cererea de oferte
Cererea de oferte reprezinta procedura simplificata prin care autoritatea contractanta solicita oferte de la mai multi operatori economici. Se aplica numai daca valoarea estimata, fara TVA, a contractului de achizitie publica este mai mica decat echivalentul in lei a urmatoarelor praguri:

  • pentru contractul de furnizare: 40.000 euro;
  • pentru contractul de servcii: 40.000 euro;
  • pentru contractul de lucrari: 250.000 euro.

Cererea de oferta se initiaza prin publicarea, in SEAP, a unei invitatii de participare la procedura de atribuire.

Concursul de solutii
Reprezinta procedura prin care se achizitioneaza, in special in domeniul amenajarii teritoriului, al proiectarii urbanistice si peisagistice, al arhitecturii sau in cel al prelucrarii datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurentiale de catre un juriu cu sau fara acordarea de premii.
Concursul de solutii se poate organiza ca o procedura independenta, in care concurentii pot obtine premii/prime de participare sau parte a unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii.

Cumpararea directa
Se aplica in cazul in care se achizitioneaza produse, servicii sau lucrari a coror valoare fara TVA, cumulata pe parcursul unui an, nu depaseste echivalentul in lei a 5.000 euro. Cumpararea directa se realizeaza pe baza unui document justificativ care se considera a fi baza legala pentru plata.

Modalitati speciale de atribuire a contractelor de achizitie publice

Acordul – cadru
Reprezinta intelegerea scrisa intervenita intre una sau mai multe autoritati contractante si unul sau mai multi operatori economici, al carei scop este stabilirea elementelor/conditiilor esentiale care vor guverna contractele de achizitie pulica ce urmeaza a fi atribuite intr-o perioada data, in mod special in ceea ce priveste pretul si, dupa caz, cantitatile avute in vedere.

Autoritatea contractanta nu are dreptul:

  • de a incheia acordul – cadru cu o durata mai mare de patru ani decat in cazuri exceptionale si pe care le poate justifica doar prin obiectul specific al contractelor subsegvente ce urmeaza sa fie atribuite in baza acordului cadru respectiv;
  • de a atribui contracte subsegvente care au ca obiect prestatii de alta natura decat cele stabilite prin acordul – cadru;
  • de a incheia acorduri – cadru pe baza carora se pot atribui contracte subsegvente de tipuri sau natura diferite unele fata de altele;
  • de a incheia contracte subsegvente decat cu operatorul sau operatorii economici semnatari ai acordului – cadru si numai pe baza regulilor si conditiilor prevazute in respectivul acord;
  • de a atribui contracte subsegvente in numele si pentru o alta autoritate contractanta care nu este parte in acordul – cadru respectiv decat in cazul in care are calitatea de unitate de achizitii centralizata.

Autoritatea contractanta are obligatia de a impune conditii minime de calificare care sa se raporteze cel mult la valorea estimata a celui mai mare contract subsegvent care se anticipeaza ca va fi atribui pe durata acordului – cadru.

Elaborarea si transmiterea anuntului de intentie
Anuntul de intentie se transmite spre publicare obligatoriu atunci cand se urmareste beneficierea de reducere a termenelor si daca,valorea totala estimata a contractelor sau a acordurilor – cadru care urmeaza sa fie atribuite, in urmatoarele 12 luni este egala sau mai mare decat echivalentul in lei 750.000 euro.
Anuntul de intentie se publica in Jurnalul Oficial al UE, in SEAP, in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a VI-a – Achizitii Publice sau numai in SEAP cu conditia ca, inainte de publicare, sa fi fost trasmis un anunt simplificat de informare prealabila catre Comisia Europeana.

Documentatia de atribuire

Documentatia de atribuire reprezinta acele documente care contin cerintele formale, tehnice si financiare, care permit descrierea obiectiva a obiectului contractului de achizitie publica si pe baza carora operatorul economic isi va elabora oferta. Documentatia de atribuire trebuie sa fie finalizata inainte de transmiterea spre publicare a anuntului de participare sau invitatiei de participare catre operatorii economici.

Documentatia de atribuire se structureaza astfel: caietul de sarcini sau dupa caz documentatia descriptiva, clauzele contractuale obligatorii, fisa de date a achizitiei, formulare si modele, alte informatii cu privire la impozitate, protectia mediului, protectia muncii.

Elaborarea caietului de sarcini sau a documentatiei descriptive
Caietul de sarcini se intocmenste de autoritatea contractanta pentru licitatie deschisa, licitatia restransa, cerere de oferta, cu respectarea prevederilor legale referitoare la concurenta si conflictul de interese. Caietul de sarcini reprezinta descrierea obiectiva a produselor, serviciilor sau lucrarilor necesare autoritatii contractante. Contine in mod obligatoriu specificatii tehnice.

Este interzis a se definii in caietul de sarcini specificatii tehnice care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu sprecial, o marca de fabrica sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de fabricatie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori anumitor produse.

Documentatia descriptiva
Documentatia descriptiva tine loc de caiet de sarcini in cazul aplicarii procedurilor de negociere si dialog competitiv. Documentatia descriptiva detine o descriere a necesitatilor, obiectivelor si constrangerilor autoritatii contractante, orice alte informatii pe baza carora se va derula dialogul pentru indentificarea solutiilor viabile. In cazul dialogului competitiv, documentatia descriptiva va contine detalii cu privire la primele ce vor fi acordate participantilor la dialog.

Stabilirea clauzelor contractuale
Contractul de achizitie publica reprezinta instrumentul juridic prin care organismele publice intra in relatii comerciale cu operatorii economici pentru a-si satisface necesitatile de produse, servicii sau lucrari. Se incheie in forma scrisa, in urma unei proceduri de atribuire sau in baza unui acord – cadru. Clauzele contractului sunt stabilite in cea mai mare parte de catre autoritatea contractanta. Inainte de stabilirea clauzelor contractuale trebuie sa se stabileasca tipul contractlui astefel contrcatele de achizitie publica pot fi: contracte de furnizare, contracte de servicii sau de lucrari.

Contractul de achizitie publica este structurat astfel: preambul, clauze contractuale obligatorii si clauze contractuale specifice. Preambulul reprezinta partea introductiva a contractului si contine informatii despre temeiul legal in baza caruia se semneeaza contractul de achizitie publica, denumirea partilor contractante, definitii aplicabile, si interpretare.

Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale care fac referire la obiectul principal al contractului, pret si modalitati de plata, durata contractului, sanctiuni pentru neexecutarea culpabila a obligatiilor, documentele contractului si obligatiile principale ale partilor.

Cauzele contractuale specifice sunt prevederi contractuale stabilite, de regula, prin acordul partilor si pot face referire la subcontractori, garantia de buna executie, garantia de calitate, modalitatea de ajustare a pretului, termene de executare a obligatiilor partilor, receptii, inspectii, teste, ambalare, marcare, transport, asigurari.

Stabilirea criteriului de atribuire a contractului de achizitie publica
Criteriul de atribuire a contractului de achizitie publica poate fi oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic sau in mod exclusiv, pretul cel mai scazut. Criteriul de atribuire se precizeaza in mod obligatoriu in anuntul de participare si in cadrul documentatiei de atribuire. Odata stabilit nu poate fi schimbat pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Daca a fost ales criteriul de atribuire “oferta cea mai avantajoaca din puncte de vedere economic”, atunci oferta stabilita ca fiind castigatoare este oferta care intruneste punctajul cel mai mare rezultata din aplicarea unui sistem de factori de evaluare.

Daca a fost ales criteriul de atribuire “in mod exclusiv, pretul cel mai scazut”, atunci oferta stabilita ca fiind castigatoare este acea oferta admisibila ca carei propunere tehnica raspunde la toate cerintele minime obligatorii solicitate si a carei propunere financiara contine pretul cel mai scazut.

Stabilirea formularelor si modelelor
Documentatia de atribuire poate fi adaptata de autoritatea contractanta si trebuie sa contina urmatoarele formulare: fisa de data a achizitiei, formularul de oferta, formularul de contract, formularul de scrisoare de garantie, daca se solicita si formularul privind declaratiile.

Notificarea Ministerului Finantelor Publice privind notificarea procedurala

Sunt supuse verificarii procedurale:

  • contractele de lucrari a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 250.000 euro;
  • contractele de servicii a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 40.000 euro;
  • contractele de furnizare a caror valoare estimata, fara TVA, este mai mare sau egala cu 40.000 euro;
  • acordurile – cadru incheiate in vedere atribuirii contractelor cu valori mai mari decat pragurile de mai sus.

Definitivarea documentatie de atribuire
Documentatia de atribuire se definitiveaza prin verificarea claritatii si veridicitatii informatiilor cuprinse in acetele si formularele stabilite.

Chemarea la competitie

Elaborarea si publicarea anuntului de participare
Anuntul de participare trebuie transmis spre publicare atunci cand:

  • se initiaza procedura de licitatie deschisa, licitatie restransa, dialog competitiv sau negociere cu publicarea prealabila a unui anunt de participare;
  • se initiaza procesul de atribuire a unui contrcat de achizitie publica printr-un sistem dinamic de achizitii – publicandu-se un anunt simplificat;
  • se organizeaza un concurs de solutii.

Punerea la dispozitie a documentatiei de atribuire
Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita si de a obtine documentatia de atribuire. Aceasta poate fi obtinuta in urma unei solicitari a fiecarui operator economic interesat sau prin accesarea directa si nerestrictionata a unui fisier electronic care va fi disponibil in SEAP si pe pagina de internet proprie.

Raspunsul la solicitari si clarificari
Orice operator economic interesat de a solicita clarificari privind documentatia de atribuire/selectare/preselectare. Raspunsurile – insotite de intrebarile – aferente se transmit catre toti operatorii economici care au obtinut documentatia de atribuire. Raspunsul la clarificari se transmite cu cel putin sase zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.

Reguli de participare si de evitare a conflictului de interese

Participarea
Orice operator economic indiferent de nationalitate are dreptul de a participa la procedura de atribuire, individual sau intr-un grup de operatori. In functie de etapa la care participa in cadrul procedurilor de atribuire, operatorii economici pot avea calitatea de: ofertant, daca depune oferta, candidat, daca depune candidatura in cadrul unei proceduri de licitatie restransa, negociere sau dialog competitiv, concurent, daca prezinta un proiect in cadrul unui concurs de solutii.

Participarea operatorilor economici intr-un grup de operatori se poate realiza ca asociat, mai multi operatori economici au dreptul de a se asocia cu scopul de a depune candidatura sau oferta comuna, sau subcontractant, cand ofertantul include in propunerea tehnica posibilitatea de a subcontracta o parte din contractul respectiv.

Operatorul economic nu are dreptul, in cadrul aceleiasi proceduri:

  • sa participe in doua sau mai multe asocieri;
  • sa depuna o candidatura/oferta individuala si o alta candidatura/oferta comuna;
  • sa depuna o oferta individuala si sa fie nominalizat ca subcontractant in cadrul unei alte oferte.
Derularea procedurii de atribuire a contractelor de achizitie publica

Primirea candidaturilor si selectarea/preselectarea candidatilor, daca este cazul
Candidaturile se depun numai in cazul aplicarii procedurilor de licitatie restransa, dialog competitiv sau negociere. Pentru depunerea candidaturilor se acorda o perioada de cel putin 37 zile de la data transmiterii spre publicare a anuntului de participare.

Termene minime pentru elaborarea ofertelor
In cazul licitatie deschise, pentru depunerea ofertelor se acorda o perioada de cel putin 52 de zile de la data transmiterii spre publicare anuntului de participare. In cazul licitatiei restranse ofertele se depun in etapa a 2-a a acestei proceduri, dupa ce s-a realizat intr-o prima etapa selectarea candidatilor. Etapa de evaluare a ofertelor se initiaza prin trasmiterea unei invitatii de participare operatorilor economici selectati in prima etapa, insotita de documentatia de atribuire. Invitatia de participare trebuie transmisa cu cel putin 40 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor.

In cazul aplicarii procedurii de dialog competitiv, data limita pentru depunerea ofertelor finale se stabileste de comun acord cu candidatii preselectati, in cadrul rundelor de dialog. Se transmite o invitatie de participare la etapa de evaluare a ofertelor finale, care trebuie sa contina: preferinte prinvind anuntul de participare publicat, data limita stabilita pentru depunerea ofertelor, adresa la care se transmit ofertele, limba/limbile in care trebuie elaborate ofertele/data deschiderii ofertelor/precizari referitoare la prezentarea unor documente suplimentare.
In cazul aplicarii procedurii de negociere, oferta finala se depune in ultima sedinta de negociere stabilita de catre autoritatea contractanta. In cazul cererii de oferta invitatia de participare trebuie trimisa spre SEAP cu cel putin 10 zile inainte de data limita de depunere a ofertelor. In cazul aplicarii procedurii de concurs de solutii, pentru depunerea de oferte se acorda o perioada de cel putin 52 zile de la data transmitere spre publicare anuntului de participare.

Primirea ofertelor
Pot participa la procedura si operatorii economici care nu au achizitionat direct documentatia de atribuire. Oferta poate fi transmisa si prin mijloace electronice daca autoritatea contractanta prevede acest lucru.

Desfasurarea sedintei de deschidere
Ofertele se deschid la data si locul indicate in anuntul de participare si in documentatia de atribuire. Orice ofertant are dreptul de a fi prezent la sedinta de deschidere a ofertelor. In prima etapa a licitatie restranse dialogul competitiv si a negocierii prezenta candidatilor nu este obligatorie. Comisia de evaluare nu are dreptul de a respinde o oferta avand ca singura motivatie absenta de la deschidere a ofertantului care a depus oferta respectiva. In cadrul de deschidere a ofertelor, comisia de evaluare verifica modul de respectare a regulilor formale de depunere si prezentare a ofertelor si a documentelor care le insotesc.

Examinarea si evaluarea ofertelor
Comisia de evaluare are obligatia de a desfasura activitatile de examinare si evaluare numai la sediul autoritatii contractante. Daca se constata ca unul sau mai multi ofertanti/candidati au omis sa prezinte anumite documente, comisia de evaluare va solicita/candidatilor respectivi sa prezinte documentele care lipsesc.

Respingerea ofertelor
Se resping ofertele necorespunzatoare, respectiv cele care sunt irelevante in raport cu obiectul contractului sau inacceptabile sau neconforme. Prin oferta inacceptabila se intelege oferta care:

  • a fost depusa dupa data si ora limita de depunere a ofertelor;
  • a fost depusa la o alta adresa decat cea stabilita in anuntul de participare;
  • nu a fost insotita de garantia de participare asa cum a fost solicitata in decumentatia de atribuire;
  • a fost depusa de un ofertant care nu indeplineste cerintele minine de calificare;
  • contine in propunerea financiara un pret care depaseste valorea fondurilor disponibile pentru indeplinirea contractlui respectiv;
  • prezinta un pret neobijnuit de scazut in raport cu ceea ce urmeaza a fi furnizat, executat sau prestat, iar justificarile primite nu au fost concludente.

Prin oferta neconforma se intelege oferta care:

  • nu sa satisface cerintele caietului de sarcini;
  • contine propuneri referitoare la clauze contractuale care sunt in mod evident dezavantajoace pentru autoritataea contractanta;
  • contine in cadrul propunerii financiare preturi care nu sunt rezultatul liberei concurente si care nu pot fi justificate;
  • contine vicii de forma sau erori aritmetice a caror remediere nu a fost acceptat de ofertant;
  • este revocata/modificata ulterior deschiderii, cu exceptia licitatie electronice.

Stabilirea ofertei castigatoare
Oferta castigatoare se va desemna din ofertele admisibile, pe baza aplicarii criteriului pentru atribuirea contractului de achizitie publica. Daca criteriul utilizat a fost “oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic”, atunci evaluarea ofertelor se realizeaza prin acordarea pentru fiecare oferta in parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicarii algorritmului de calcul stabilit in documentatia de atribuire.

Daca criteriul utilizat a fost “pretul cel mai scazut”, atunci evaluarea ofertelor se realizeaza prin compararea pretului fiecarei oferte in parte si prin intocmirea, in ordine descrescatoare a preturilor respective, a clasamentului pe baza caruia se stabileste oferta castigatoare.

Daca si preturile ofertate sunt egale atunci autoritata contractanta are dreptul fie sa solicite ofertantilor care au oferit cel mai mic pret o noua propunere financiara in plic inchis fie sa atribuie contractul de achizitie publica unuia dintre ofertanti care au oferit cel mai mic pret, pe baza aplicarii unor criterii suplimentare cu caracter exclusiv tehnic.

Anularea procedurii de achizitie publica, daca este cazul:
Procedura de atribuire se anuleaza atunci cand:

  • nu a fost posibila asigurarea unui nivel satisfacator al concurentei;
  • au fost depuse numai oferte inacceptabile, neconforme sau necorespunzatoare;
  • au fost depuse oferte care nu pot fi comparate datorita modului neuniform de abordare a solutiilor tehnice si/sau financiare;
  • abateri grave de la prevederile legislative afecteaza procedura de atribuire sau este imposibila incheierea contractlui.

Elaborarea raportului privind procedura de atribuire
Raportul procedurii de atribuire trebuie sa cuprinda:

  • denumirea si sediul autoritatii contractante;
  • obiectul contractului de achizitie publica/acordului cadru sau sistemului de achizitie dinamic;
  • daca este cazul, denumirea/numele candidatilor participanti la procedura;
  • daca este cazul, denumirea/numele candidatilor selectati si neselectati precum si motivele care au stat la baza selectarii sau neselectarii;
  • denumirea/numele ofertantilor participanti la procedura;
  • denumirea/numele ofertantilor respinsi si motivele care au stat la baza acestei decizii;
  • denumirea/numele ofertantilor a caror oferta a fost declarata castigatoare si motivele care au stat la baza acestei decizii;
  • daca este cazul. justificarea hotararii de anulare a procedurii de atribuire.
Atribuirea contractului de achizitie publica sau incheierea acordului – cadru

Notificarea rezultatului
Autoritatea contractanta are obligatia de a informa candidatii/ofertantii despre deciziile referitoare la: atribuirea contractului de achizitie publica, incheierea acordurilor – cadru, admiterea intr-un sistem de achizitie dinamic, daca este cazul, anularea procedurii de atribuire si eventuala initiere ulterioara a noii proceduri. Comunicarea se realizeaza in scris numai tarziu de 3 zile lucratoare de la emiterea deciziilor respective. Ofertantul/ofertantii castigator/castigatori sunt informatii cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor prezentate.

Ofertantii/candidatii care au fost respinsi sau a caror oferta nu a fost declarata castigatoare sunt informatii asupra motivelor care au stat la baza deciziei respective.

Comunicarea catre ofertantul/ofertantii declarat/declarati castigator/castigatori trebuie sa contina si invitatia pentru semnarea contractului sau, dupa caz, a acordului cadru.

Contractul de achizitie publica se semneaza dupa o perioada de asteptare, perioada ce poate fi utilizata de persoanele care se considera lezate de un act al autoritatii contractante, in legatura cu procedura de achizitie publica, pentru al contesta.

Solutionarea contestatiilor
Procedura de solutionare a contestatiilor se desfasoara cu respectarea principiilor: legalitatii, celeritatii, contradictorialitatii si dreptului la aparare.

Contestatia se formuleaza in scris de catre partea care se considera vatamata. Participantii in cadrul aceleiasi proceduri de atribuire se pot asocia la contestatie printr-o cerere proprie. Contestatiei i se va atasa copia actului atacat, in cazul in care a acesta a fost emis, precum si copii dupa alte inscrisuri, daca acestea sunt disponibile. Contestatia poate fi depusa in toate fazele procedurii de atribuire si impotriva orcarui act al autoritatii contractante.

Termenul de depunere a contestatiei se calculeaza de la data luarii la cunostinta de catre contestator despre un act al autoritatii contractante pe care acesta in considera nelegal.
Termenul de depunere a contestatiei este de cel mult 10 zile in cazul in care valoarea contractului este mai mare de 40.000 euro pentru contractul de furnizare si contractul de servicii si 250.000 euro pentru contractul de lucrari.

In cazul in care valoarea estimata a contractului este mai egala sau mai mica decat 40.000 de euro pentru contractul de furnizare si contractul de servicii si 250.000 euro pentru contractul de lucrari termenul de depunere al contestatiei este de cel mult 5 zile.

Termenul de solutionare al contestatiei este de 10 zile lucratoare de la data primirii dosarului primirii achizitiei publice de la autoritatea contractanta. Acest termen poate fi prelungit cu inca 20 de zile in cazuri temeinc justificate.

Semnarea contractului sau incheierea acordului – cadru
Procedura de atribuire a contractului se finalizeaza prin semnarea contractului de achizitie publica sau prin incheierea acordului – cadru. Clauzele continute in oferta privitoare la propunerea tehnica si propunerea financiara, graficul de indeplinire al contractului, graficul de plati, garantia bancara de buna executie, daca este cazul, devin parte integranta a contractului, in masura in care nu afecteaza clauzele obligatorii.

Transmiterea spre publicare a anuntului de atribuire
Anuntul de atribuire se publica in cel mult 48 de zile dupa ce s-a finalizat procedura de licitatie deschisa, licitatie restransa, dialog competitiv, negociere, prin atribuirea contractului de achizitie publica sau prin incheierea acordului – cadru. Totodata trebuie sa se fi finalizat un concurs de solutii prin stabilirea concurentului castigator si s-a atribuit un contract de achizitie publica printr-un sistem dinamic de achizitii.

Anuntul de atribuire se publica in SEAP, Monitorul Oficial al Romaniei, partea a VI-a – Achizitii Publice, Jurnalul Oficial al UE daca este cazul.

Definitivarea dosarului de achizitie publica

Dosarul achizitiei publice cuprinde toate activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii.
Dosar de achizitie publica se intocmeste si se pastreaza de catre autoritatea contractanta prin compartimentul intern specializat de achizitii publice. Se pastreaza atat timp cat contractul de achizitie publica sau acordul – cadru produce efecte juridice, cel putin 5 ani de la data finalizarii acestuia. Daca este solicitat poate fi pus la dispozitia orcarei autoritati publice autorizate spre consultare sau organelor abilitate pentru dovedirea fraudelor, contraventiilor sau infractiunilor.

7. Derularea/acordului – cadru Constituirea garantiei de buna executie, daca este cazul Garantia de buna executie a contractului asigura autoritatea contractanta de indeplinirea cantitativa si calitativa si in perioada convenita a contractului. Autoritatea contractanta are dreptul de a nu solicita ofertantilor constituirea garantiei de buna executie. Pentru acordul – cadru garantia de buna constituie pentru fiecare contract subsegvent. Garantia de buna executie se constituie in perioada premergatoare semnarii

Contractului sau ulterior semnarii acestuia, intr-un termen limita convenit de catre parti si inscris in contract. Cuatumul garantiei de buna executie nu va depasi 10% din pretul contractului, inclusiv TVA. Perioada de valabilitate a garantiei de buna executie a contractului este cel putin egala cu durata contractului.

Intrarea in efectivitate a contractului
Contractul intra in efectivitate fie dupa conctituirea garantiei de buna executie fie la termenul convenit de parti.

Finalizarea contractului

Receptia finala
Receptia finala reprezinta operatiunea prin care autoritatea contractanta isi exprima acceptarea cu privire la produsele/serviciile/lucrarile rezultate in urma unui contract de achizitie publica si pe baza caruia efectuiaza plata finala. Comisia de receptie are obligatia de a constata stadiul indeplinirii contractului prin corelarea prevederilor acestuia cu documentatia de executie si cu reglementarile in vigoare.

Eliberarea garantiei de buna executie
Eliberarea garantiei de buna executie se efectuiaza potrivit clauzelor contractuale si daca nu s-au ridicat pretentii asupra ei. In cazul contractului de furnizare garantia de buna executie se elibereaza in cel mult 14 zile de la data intocmirii procesului verbal de receptie a produselor si/sau de la plata facturii finale.

In cazul contractului de furnizare pe baza de leasing, garantia de buna executie se elibereaza in cel mult 14 zile de la data intocmirii procesului verbal de receptie a produselor si/sau de la plata facturii finale.

In cazul contractului de servicii garantia de buna executie se elibereaza in cel mult 14 zile de la data indeplinirii de catre contractant a obligatiilor asumate prin contract.
In cazul contractelor de servicii de proiectare garantia de buna executie se elibereaza in 14 zile de la data aprobarii documentatiei aferente studiilor de prefezabilitate si/sau fezabilitate, sau incheierii procesului verbal de receptie la terminarea lucrarilor executate in baza proiectului tehnic si/sau detaliilor de executie.

In cazul contractelor de lucrari 70% din valoarea garantiei se elibereaza in termen de 14 zile de la data incheierii procesului verbal de receptie la terminarea lucrarilor iar restul de 30% la expirarea perioadei de garantie a lucrarilor executate, pe baza procesului verbal de receptie finala.

Analiza procesului

Persoana responsabila pentru realizarea unei achizitii publice analizeaza modul in care a fost indeplinit contractul respectiv, masura in care au fost satisfacute nevoile autoritatilor contractante, punctele tari si punctele slabe ale procedurii de atribuire a contractului de achizitie publica si propune masuri de inbunatatire a procesului de achizitie publica pentru viitor.